Kick-Off-Gespräche mit neuen Agenturkunden
Public Relations
Posted 07 Juni 2018
Nach dem erfolgreichen Pitch eines Kunden geht es daran, die PR-Arbeit möglichst schnell zu beginnen, um schon bald erste Erfolge verzeichnen zu können. Allerdings gehört zu einem gelungenen Start auch ein richtiger Kick-Off. Nicht nur muss das Team das neue Unternehmen, die Produkte/Lösungen und auch die Arbeitsweise der Ansprechpartner kennenlernen. Auch die Ansprechpartner des Unternehmens sollten wissen, wie die neue Agentur arbeitet. Nur wer von Beginn an offen zusammenarbeitet und kommuniziert, kann potenzielle Quellen der allgemeinen Verwirrung und Frustration ausräumen.
Vor allem die ersten Wochen einer Zusammenarbeit prägen den weiteren Verlauf. Fettnäpfchen, Faux-pas oder unnötige Missverständnisse können den gemeinsamen Start stark beeinträchtigen. Um das zu verhindern, ist eine gute Onboarding-Strategie ausschlaggebend.
Beim ersten Kick-Off-Gespräch geht es darum, sein Gegenüber und das Unternehmen kennenzulernen. Wer sind unsere Ansprechpartner zu welchen Themen? Wer sind die Sprecher, die für Statements oder Interviews zur Verfügung stehen? Welchen Ablauf gibt es bei Freigabeschleifen und wer hat das letzte Wort? Welche Produkte/Lösungen vertreiben Sie? Wo liegt der Schwerpunkt der aktuellen Kommunikation? Und was sind die Ziele, die Sie im nächsten Quartal oder Jahr erreichen möchten? Und viele weitere Fragen.
Das sind erste wichtige Informationen, die die Agentur von den Ansprechpartnern auf Unternehmensseite benötigt. Aber auch anders herum sollte über die Arbeitsweise aufgeklärt werden. Wir bei der HBI beispielsweise sind in Teams strukturiert, die die jeweiligen Kunden gezielt betreuen. Das heißt, dass wir von der Beratung über das Schreiben von Texten und Vereinbaren von Pressegesprächen bis hin zum Clipping-Report alle Aufgaben in dem für den Kunden zuständigen Team erfüllen. Das hilft uns dabei, uns in die Produkte/Lösungen unseres Kunden und die Botschaften, die das Unternehmen vermitteln will, vollständig einzuarbeiten und in Gesprächen mit Pressevertretern oder beim Erstellen von Texten zielgerichtet wiederzugeben.
KPIs sollten zu Beginn jeder Zusammenarbeit zumindest grob vereinbart werden. Oftmals entstehen Missverständnisse, die mit konkreten Zielvereinbarungen womöglich gar nicht entstanden wären. Falls ein Kunde zuvor noch nicht mit KPIs gearbeitet hat, können wir diese im Rahmen des Kick-Off-Gesprächs gemeinsam besprechen.
Mögliche KPIs können sein:
Um möglichst reibungslos mit der PR-Arbeit beginnen zu können, ist es immer hilfreich, bereits vorhandenes Material zu erhalten und zu sichten. Darunter fallen zuletzt veröffentlichte Pressemeldungen, die aktuellsten Artikel, Interviews oder Ähnliches. Auch Sprecherbiografien, Vorlagen für Briefing-Dokumente oder das Reporting sind hilfreich und erleichtern den Arbeitseinstieg. Falls es für bestimmte Dokumente noch kein einheitliches Layout gibt, stellen wir auch gerne unsere Dokumente bereit und erarbeiten daraus ein für den Kunden optimal nutzbares Layout.
Die Bereitstellung der Materialien dient dem Agentur-Team nicht nur dazu, sich auf den letzten Stand zu bringen und von dort an weiterzuarbeiten. Auch das Wording und die Art der bisherigen Kommunikation lassen sich daraus ableiten. So können wir sicherstellen, dass in der Außenwahrnehmung kein Bruch entsteht, nur weil die Agentur gewechselt hat. Außer natürlich der Bruch in der Kommunikation ist gewünscht!
Wenn das erste Onboarding geschafft ist – das in der Regel recht schnell geht – beginnt die Planung und Umsetzung der ersten PR-Aktivitäten. Um auch hier Problemsituation zu vermeiden, gilt es proaktiv zu kommunizieren. Gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit reicht es beispielsweise nicht aus zu sagen „wir erledigen das“ sondern es sollte ein Zeitraum genannt werden, „wir machen das und schicken es Ihnen morgen Vormittag zu“. Denn dann weiß der Ansprechpartner auf der anderen Seite direkt, bis wann er mit bspw. einem Text rechnen kann und kann sich so auch selbst die Zeit einteilen, um den Text zu redigieren (was gerade bei den ersten Texten evtl. noch mehr Zeit in Anspruch nehmen kann). Oder man erhält das Feedback, dass der Text vielleicht noch am selben Tag benötigt wird. Dann kann man direkt reagieren und tritt nicht gleich in das Fettnäpfchen als langsam arbeitendes Team abgestempelt zu werden. Mit offener und proaktiver Kommunikation lassen sich Missverständnisse oft vermeiden.
In der weiteren Zusammenarbeit wird es sicher noch den einen oder anderen Stolperstein geben. Grundstein ist ein guter Start und nach einer ersten Anlaufphase die PR-Arbeit gemeinsam voranzubringen. Sobald die ersten sehr guten Ergebnisse kommen und das Team zusammengewachsen ist, macht die Arbeit nicht nur Spaß, sondern ist auch erfolgreich!
– Dieser Beitrag wurde erstellt von Jasmin Rast, Account Director bei HBI
